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Rédigé le novembre 16, 2021
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Comment choisir votre solution CSE ?

Vous êtes fraîchement élu CSE et vous désirez faciliter la gestion de votre CSE, offrir les meilleurs avantages à vos bénéficiaires et moderniser votre communication ? La solution : mettre en place un logiciel de gestion CSE tout-en-un ! Choisir un prestataire CSE est un réel challenge pour les comités d’entreprise. Il s’agit de trouver le prestataire qui répondra au mieux aux besoins spécifiques de votre organisation. Celui-ci sera un partenaire de choix puisqu’il vous accompagnera sur une très longue période. Afin d’effectuer un comparatif des solutions CSE qui s’offrent à vous, découvrez dans cet article les principaux critères de choix à prendre en considération.

Vos besoins en matière de solution CSE

C’est de loin le critère le plus important pour le choix d’un logiciel CSE mais également le plus complexe. Vous devrez trouver les besoins réels, les fonctions essentielles et les qualités nécessaires à votre solution. En fait, ce premier critère vous demande de faire un état des lieux de la situation : les domaines fonctionnels couverts, les niveaux de paramétrages et éventuellement l’intégration de services tiers.

Pour savoir comment choisir son logiciel CSE, posez-vous d’abord quelques questions :

  • Avez-vous besoin d’un logiciel de gestion CSE ?
  • Avez-vous besoin d’un logiciel de comptabilité CSE ?
  • Quels sont les points faibles de votre solution actuelle ?
  • Que faudrait-il améliorer ? Est-ce que vos bénéficiaires sont satisfaits ? Si la réponse est non, pourquoi ?
  • Etc.

Listez les fonctionnalités qui vous sont utiles et qu’il faut impérativement conserver. Ensuite, votre travail consistera à classer vos priorités en allant de critiques à très importantes à secondaires. Assurez-vous de trouver un logiciel CSE qui répondra à tous les besoins critiques et satisfera la plupart des besoins très importants. Les fonctionnalités secondaires seront optionnelles.

Conseils aux élus CSE : Tous les logiciels CSE regroupent des fonctionnalités similaires. Tous sont dotés d’une fonctionnalité permettant de gérer la base bénéficiaire ou de mettre à disposition des bénéficiaires un site internet et un compte pour modifier leurs informations. Ce sont les options qui feront la différence. Vous devez retenir le logiciel qui intègre des options indispensables pour votre fonctionnement.

Les fonctionnalités : interfaces simples, efficaces, intuitives et ergonomiques

C’est bien de travailler avec une solution CSE qui intègre des milliers de fonctionnalités mais un logiciel CSE doit surtout vous faire gagner du temps et automatiser la gestion. La fonctionnalité est un critère important qui peut influencer le gain de temps, le confort d’utilisation pour les élus et/ou les gestionnaires et la satisfaction des bénéficiaires. En soit, un bon logiciel CSE doit être ergonomique et intuitif. L’interface doit être claire et permettre aux utilisateurs de naviguer sans trop de difficultés.

Une solution accessible à tous

Il faut opter pour une solution CSE accessible à tous, même à ceux qui n’ont pas de connaissances en informatique. D’autant que les concepteurs de solutions ont beaucoup progressé en ce sens. À titre d’exemple, dans un temps pas si lointain, faire de la gestion de trésorerie informatisée nécessitait de maîtriser les formules et fonctionnalités d’Excel. Ce n’était pas à la portée de tout le monde… Aujourd’hui, avec un logiciel de gestion de trésorerie bien conçu, votre travail se limitera à entrer des données dans des masques de saisie.

Une solution simplifiée pour les bénéficiaires

Concernant le site internet CSE ou l’application mobile CSE, il faut toujours se mettre à la place des bénéficiaires pour définir la meilleure solution pour votre comité d’entreprise. De quoi ont-ils besoin ? Il faut opter pour un logiciel facile à prendre en main, doté de raccourcis, de liens entre les modules et surtout d’une saisie guidée et d’une aide en ligne.

Le soutien et l’assistance pour garantir une bonne utilisation de votre solution CSE

C’est un point qui est souvent oublié ou sous-estimé et pourtant, c’est aussi un critère fondamental qui conditionne la réussite du projet.

Lors du choix de votre logiciel de gestion CSE, contrôlez bien que vous puissiez accéder à une assistance individualisée ainsi qu’à des ressources telles qu’une base de connaissances, des tutoriels vidéo, un forum d’utilisateurs, une formation pour la prise en main du logiciel, etc. Vérifiez l’existence d’une offre de service pour sous-traiter à terme certains travaux si vous voulez faire évoluer le logiciel.

Prenez le temps d’évaluer toutes les options de soutien offertes par l’éditeur de la solution CSE :

  • Que pouvez-vous faire en cas d’urgence
  • Existe-t-il un logiciel de support technique ?
  • Quel est le délai de résolution en cas d’erreurs de fonctionnement bloquant ?
  • Quel est le délai de réponse à une demande ?
  • Est-ce que vous disposez d’un soutien à distance disponible durant vos heures ouvrables ?
  • Est-ce que vous avez accès à une aide en ligne ?

Éventuellement, vous pouvez appeler le SAV des éditeurs pour tester leur réactivité.

La sécurité des données et la conformité RGPD

Le stockage de vos données doit être sécurisé et conforme au RGPD (Règlement Général sur la Protection de Données).

La sécurité des données

Dans le cas d’un logiciel CSE dans le Cloud dont les données sont hébergées sur un serveur à distance, soyez sûr de la manière dont votre éditeur de logiciel sécurise les données de vos bénéficiaires. Vérifiez également que des sauvegardes soient faites en permanence. Posez-vous certaines questions :

  • Les données sont-elles stockées en France ?
  • Le prestataire effectue-t-il des sauvegardes régulières et quel est le délai de restauration ?
  • Les opérations d’administration sont-elles journalières ?
  • Etc.

Certains comités d’entreprise font appel à leur DSI pour auditer la sécurité du logiciel CSE. Aussi, n’hésitez pas à demander des rapports d’audit récents aux prestataires.

La conformité RGPD

Le choix du meilleur logiciel CSE en ligne est, depuis le 25 mai 2018, conditionné à des critères juridiques souvent sous-estimés jusqu’alors. Au-delà des fonctionnalités proposées, il est désormais majeur de juger de la qualité d’une offre sur sa conformité au RGPD. Cette dernière passe par des réponses précises à des questions concrètes et par la reprise des engagements de l’éditeur dans le contrat proposé. Analysez ce document en amont de la phase d’évaluation et vérifiez la présence des clauses RGPD au sein de ce dernier.

La solution CSE doit offrir plusieurs garanties :

  • Est-ce que le site Internet CSE comporte des mentions légales conformes et une politique de confidentialité des données ?
  • Le droit d’information des bénéficiaires est-il géré ?
  • Quelles sont les mesures de surveillance qui sont mises en place ?
  • Quelles sont les mesures de sécurité concernant l’authentification et la politique des mots de passe ?
  • Etc.
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Pour plus d’informations, n’hésitez pas à télécharger notre guide gratuit pour mettre en conformité RGPD son site internet.

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Nous avons fait le tour des principaux critères qui vous permettront de choisir la solution la mieux adaptée à votre comité d’entreprise. Si certaines questions persistent, vous trouverez certainement la réponse dans notre guide complet et gratuit : Comment choisir son logiciel CSE tout-en-un ? 

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