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Rédigé le novembre 21, 2021
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Gestion comptable CSE : 5 raisons de passer à la G.E.D. !

Chaque opération financière effectuée par le comité social et économique doit être accompagnée d’une pièce justificative. Entre factures d’achat, factures de vente, notes de frais et relevés bancaires, le stockage des documents administratifs peut rapidement s’amonceler dans des tonnes de classeurs et la gestion comptable du CSE devient un vrai calvaire… Une solution s’offre à vous : passer à la G.E.D. ou « Gestion Électronique des Documents ». Dans cet article, découvrez 5 bonnes raisons de dématérialiser vos factures et autres documents comptables. Tenir votre comptabilité deviendra alors un jeu d’enfant.

Qu’est-ce que la G.E.D. ?

La G.E.D. (Gestion Électronique des Documents) est un logiciel informatique qui permet de stocker sur un serveur sécurisé tous les documents d’une entreprise au format électronique. Ces documents peuvent aussi avoir été préalablement scannés (factures bénéficiaires, factures fournisseurs, notes de frais et autres justificatifs…). La GED permet de classer et de partager ces documents grâce à un accès sécurisé octroyé aux salariés ; cela en fait un service collaboratif. Enfin, la solution GED permet la centralisation et l’archivage numérique de tous les documents, elle facilite l’accès aux membres de l’entreprise et du CSE et simplifie les interactions entre les différents collaborateurs.

Quels sont les avantages de la G.E.D. dans la gestion comptable CSE ?

La gestion électronique des documents est de plus en plus courante au sein des entreprises et des administrations. Mais d’autres organisations, comme les comités d’entreprise, peuvent tout autant bénéficier des avantages de cette solution.

Pour le comité social et économique, un logiciel GED permet de mieux gérer les pièces justificatives comptables. Ainsi, la recherche de documents est très facile pour le contrôle des écritures comptables du CSE. De plus, les documents sont disponibles facilement, immédiatement et sans confusion possible auprès des personnes autorisées du CSE. Enfin, ils sont accessibles à n’importe quel moment et depuis n’importe quel endroit. À l’ère du télétravail, un tel système de gestion documentaire devient quasiment indispensable. Voici un aperçu des 5 principaux avantages de la GED au sein de votre comité social et économique :

1. Conserver vos pièces justificatives de manière illimitée

Selon l’article L2315-75 du Code du Travail, les documents comptables du CSE doivent être conservés pendant 10 ans. L’archivage version papier des documents qui doivent être légalement conservés prend énormément de temps (classement, tri annuel, rangement dans les boîtes d’archivage…) et d’espace dans les armoires. Grâce à une solution GED, vous pouvez dématérialiser vos documents comptables et les conserver de manière illimitée sans plus vous soucier de rien.

2. Stocker vos données dans un coffre-fort sécurisé et conforme au RGPD

Grâce à la GED, il n’y a plus de risque de perte ou de détérioration des documents. Toutes vos données sont conservées dans un « coffre-fort numérique » sécurisé. Chez DeltaCE, vos données sont hébergées en France dans des data center certifiés Tiers-III et ISO 27 001. Nous nous engageons à vous proposer une solution 100 % sécurisée et conforme au RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données).

3. Gagner du temps avec la gestion des documents

La GED permet un gain de temps non négligeable pour un comité d’entreprise. Vous ne perdez plus de temps à chercher les documents, à les diffuser ou à vérifier s’il s’agit de la dernière version ou non. Aussi, ce service tend à se développer de plus en plus pour sa praticité. L’enjeu économique est réel. De plus, la GED répond aux exigences de sécurité, de facilité de recherche, de traçabilité et de conformité. La gestion électronique des documents apporte finalement des bénéfices en termes de qualité (baisse significative du risque d’erreur), de productivité et de délai.

 4. Réduire votre espace de stockage et archiver vos documents papiers

L’employeur a l’obligation de mettre à disposition du CSE un local aménagé et le matériel nécessaire à l’exercice de ses fonctions. Cependant, les locaux CSE sont souvent assez restreints en termes d’espace. En optant pour la GED, vous passez à l’archivage numérique de vos données et vous réduisez considérablement l’espace de stockage physique de vos documents en version papier. Plus d’armoires, plus de classeurs et plus de boîtes d’archivage ! Vous gagnez ainsi de la place pour aménager un local chaleureux prêt à accueillir vos bénéficiaires.

5. Réduire votre empreinte carbone

La moitié de la quantité annuelle de papier consommée en France est utilisée dans le cadre du travail. Or, l’utilisation massive de papier a un impact terrible sur l’environnement. En optant pour la dématérialisation des documents comptables, votre CSE s’engage dans une démarche « zéro papier », vous réduisez l’empreinte carbone de l’entreprise et vous faites un beau geste écologique.

Quelles sont les obligations du CSE en matière de conservation des pièces comptables et justificatives ?

Chaque opération financière effectuée par le comité social et économique doit être accompagnée d’une pièce justificative (facture, bon de commande, note de frais, etc.). Selon l’article L2315-75 du Code du Travail, les pièces justificatives comptables de vos dépenses ASC ou AEP doivent être conservées pendant 10 ans.

Pour ce qui est des cotisations sociales afférentes aux avantages alloués par le CSE, c’est à l’employeur qu’incombe la responsabilité d’en effectuer la déclaration à L’URSSAF. Cependant, le CSE a l’obligation de fournir à l’employeur et de conserver les pièces justificatives des bénéficiaires (acte de naissance, acte de mariage, etc.) durant 3 ans. Conservez-les soigneusement, un contrôleur URSSAF pourrait vous les demander.

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Notre logiciel de comptabilité CSE dispose d’une fonctionnalité G.E.D. intégrée qui permet de joindre les pièces justificatives (comme les factures) aux écritures comptables. Elle permet d’archiver et de classer un document comptable en fonction de l’écriture comptable. Vous pouvez ainsi retrouver très facilement un document grâce au moteur de recherche.

Avec un logiciel de gestion, les comités d’entreprise bénéficient d’une gestion des documents simple et rapide mais aussi fiable avec tous les avantages cités précédemment.

La pièce justificative est disponible immédiatement en consultation ou en impression. Un gestionnaire a la possibilité de rechercher et d’imprimer celle-ci.

Cette fonctionnalité est très appréciée par les experts-comptables pour le gain de temps qu’elle apporte. En effet, ils peuvent se consacrer à l’analyse et à l’audit de la comptabilité du CSE plutôt qu’à rechercher une pièce justificative dans un classeur.

En résumé, la gestion comptable du CSE est soumise à des obligations légales et vos pièces justificatives comptables doivent être conservées durant 10 ans. Grâce à la gestion électronique des documents (G.E.D), vous pourrez :

  • Conserver vos pièces justificatives de manière illimitée ;
  • Stocker vos données dans un coffre-fort sécurisé et conforme au RGPD ;
  • Gagner du temps avec la gestion des documents ;
  • Réduire votre espace de stockage et archiver vos documents papiers ;
  • Réduire votre empreinte carbone.
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