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Rédigé le novembre 30, 2021
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Les 5 avantages d’un logiciel de gestion CSE tout-en-un

Mon comité social et économique a-t-il besoin d’une solution intégrée ? Les éditeurs me parlent de logiciel CSE intégré ou de solution tout-en-un mais qu’est-ce que cela signifie concrètement ? Si vous êtes élu CSE, vous vous posez certainement plusieurs questions sur les logiciels CSE : Que puis-je en attendre ? Quelles sont leurs fonctionnalités ? Sont-ils tous identiques ? Alors découvrons ensemble les 5 avantages d’un logiciel de gestion tout-en-un !

Pourquoi le CSE a-t-il besoin d’un logiciel de gestion intégré ?

La gestion d’un comité social et économique implique de nombreuses actions telles que :

  • Gérer les bénéficiaires ;
  • Communiquer avec les bénéficiaires ;
  • Informer sur la vie du CSE ;
  • Proposer des événements ;
  • Mettre en place des services en ligne ;
  • Proposer des activités sociales et culturelles avec, éventuellement, un paiement en ligne ;
  • Tenir une comptabilité d’engagement ;
  • Avoir un site internet,
  • Envoyer des push notifications sur l’application mobile CSE ;
  • Etc.

Pour votre comité d’entreprise, il est probable que vous utilisiez de nombreux outils ou plateformes pour arriver à vos fins ou que vous envisagiez de vous équiper dans ce sens. Par exemple : un site internet sous WordPress, un logiciel de comptabilité EBP, le logiciel Excel pour gérer les inscriptions, etc. Nous avons rencontré plusieurs comités d’entreprise qui gèrent leur CE depuis des dizaines d’années grâce à ces méthodes.

Or, ces différents outils sont rarement connectés entre eux et il est souvent difficile de les faire communiquer ensemble. Malheureusement, cela entraîne de lourdes pertes de temps ainsi qu’une stratégie décousue. C’est donc à ce problème que répond un logiciel intégré « tout-en-un ».

Vous n’arrivez pas encore à distinguer tous les avantages d’un logiciel tout-en-un ? Pas de panique, nous vous expliquons de quoi il s’agit !

Une solution tout-en-un, c’est quoi ?

Il s’agit simplement d’un système de gestion intégré où tous les modules du logiciel échangent des informations entre eux. Également appelé ERP en anglais ou PGI (Progiciel de Gestion Intégré) en français, ce système d’information permet de gérer et de suivre au quotidien l’ensemble des informations et des services opérationnels d’une organisation. La vocation d’un logiciel tout-en-un est donc d’homogénéiser le système d’information (SI) d’une organisation grâce à un outil unique incluant de multiples modules fonctionnels.

Évidemment, les entreprises ont été les premières à s’équiper de ce type d’outil pour gérer efficacement leurs clients, leurs fournisseurs, leurs finances, etc. Parmi les ERP les plus connus pour les entreprises, peut-être avez-vous déjà entendu parler de SAP, SugarCRM ou SalesForce.

Depuis quelques années, les comités d’entreprise ont eux aussi pris le tournant du numérique et se sont mis en chasse d’une solution digitale CSE tout-en-un pour gagner en efficacité. Dans ces solutions CSE tout-en-un, vous trouverez les modules de base suivants :

  • Un site Internet ;
  • Des outils de communication comme la Newsletter ;
  • Un logiciel de gestion des ASC ;
  • Une application mobile web ou native ;
  • Un logiciel de comptabilité ;
  • Un logiciel de médiathèque ;
  • La billetterie.
  • Une solution de distribution de chèques cadeaux

Quels sont les 5 avantages d’un logiciel CSE tout-en-un ?

Voici les 5 principaux avantages d’un logiciel CSE :

1) Éviter les ressaisies d’informations

Pourquoi ressaisir une information alors qu’elle est déjà saisie ailleurs ? Les différents modules du logiciel CSE tout-en-un communiquent entre eux et sont capables de transmettre les informations parce qu’elles sont enregistrées au même endroit, dans la même base de données (en informatique).

Vous allez retrouver toutes sortes d’informations du CSE telles que :

  • Les informations sur les bénéficiaires ;
  • Les inscriptions aux activités ASC ;
  • La configuration des activités ;
  • Les pages du site Internet ;
  • Les informations de l’application mobile ;
  • Les données comptables ;
  • Etc.

Avec une solution CSE tout-en-un, un élu CSE ne doit donc plus perdre de temps à ressaisir des données. La totalité des informations est centralisée dans un logiciel unique. Il n’est donc pas nécessaire de saisir deux fois la même chose. Pratique, non ?

2) Centraliser les informations et gagner du temps

Bien souvent, les informations de votre comité d’entreprise sont dispersées sur différents logiciels. Difficile alors d’utiliser au mieux les données de vos bénéficiaires pour leur apporter de l’information ou des services adaptés. Le mot d’ordre d’une solution CSE intégrée est donc le gain de temps.

Voici quelques exemples pour illustrer :

Lorsque le bénéficiaire remplit son formulaire lors de sa première connexion en ligne, ses informations sont enregistrées dans la base des bénéficiaires. Le gestionnaire ou l’élu CSE n’aura pas besoin de ressaisir ces informations chaque année, elles seront déjà pré-remplies. C’est automatique ! Vos bénéficiaires peuvent donc gagner entre 2 à 4 minutes de temps lors de la connexion. De même, lorsque le bénéficiaire s’inscrit ou effectue une demande sur le site, le système ne lui redemandera pas son nom, son prénom ou une information qui aurait déjà été saisie.

Par ailleurs, chaque opération liée à un flux financier, effectuée en ligne ou à la permanence, entraîne automatiquement une écriture en comptabilité. En tant que gestionnaire, vous n’avez donc pas besoin de ressaisir l’information à la main dans votre logiciel de comptabilité ! C’est un gain de temps considérable et qui évite des erreurs de saisie.

Vous l’avez compris : avec un logiciel CSE tout-en-un, l’utilisateur ne se soucie pas du lien entre différentes sources d’informations, elles sont toutes centralisées sur la solution CSE intégrée. La plateforme vous simplifie le travail et vous fait notamment gagner un temps considérable. Vous pouvez maintenant consacrer votre temps précieux au cœur de votre comité d’entreprise et non pas dans l’administration laborieuse de celui-ci !

3) Réduire les coûts de licence et/ou de fonctionnement

Les frais engendrés pour la gestion de votre comité social et économique peuvent rapidement faire gonfler son budget. Évidemment, tous les outils qui peuvent être utiles à la gestion de votre structure ne sont pas payants et de nombreuses versions gratuites existent. Néanmoins, ces versions gratuites sont limitées dans les possibilités qu’elles offrent et passer à la version payante d’un outil fait rapidement grimper la facture. Alors pensez au nombre d’outils et faites le calcul des coûts : un logiciel comptable + la rémunération d’un webmaster pour créer ou maintenir votre site internet + une solution de newsletter +… La note est salée !

C’est là que se situe l’un des principaux avantages d’un logiciel tout-en-un : faire des économies en réduisant le budget d’acquisition d’une solution pour gérer votre CSE !

4) Avoir un accès unique

Combien de fois par mois cliquez-vous sur “Mot de passe oublié” sur une plateforme ? Utiliser un logiciel CSE tout-en-un permet de ne plus vous emmêler les pinceaux et d’accéder à un compte unique. Une seule authentification vous donne accès à tous les modules. Attention : accès unique ne signifie pas utilisateur unique ! De nombreux logiciels CSE intégrés permettent d’avoir plusieurs accès pour les administrateurs et vous pouvez être autant d’administrateurs que vous le souhaitez. Vous pouvez aussi répartir les tâches et les modules.

En ce qui concerne la sécurité et la protection des données, sachez que chez DeltaCE, nous vous proposons des solutions conformes au RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données). En tant que sous-traitant, nous nous engageons à vos côtés dans la mise en œuvre de toutes les mesures techniques et organisationnelles pour garantir un niveau de sécurité adapté au risque numérique.

5) Réduire le temps d’apprentissage

La prise en main d’un nouveau logiciel demande du temps. En effet, chaque outil a ses règles de fonctionnement, son ergonomie et sa logique propre. Les phases de découverte et d’appropriation peuvent parfois être longues. Là encore, pour un comité d’entreprise qui utilise différents outils web, c’est autant de temps perdu pour les utilisateurs dans la prise en main de chacun des outils utilisés.

Et c’est là que réside le dernier avantage d’un logiciel tout-en-un pour les CSE : avoir une interface unique avec laquelle il faut se familiariser. En effet, toutes les fonctionnalités d’un même logiciel bénéficient de la même ergonomie. À titre d’exemple, dans un logiciel tout-en-un, le bouton “Nouveau” sera toujours de la même couleur et situé au même endroit de l’écran. Une fois que vous avez compris cela, vous ne le cherchez plus et ça deviendra un réflexe sur toute la plateforme.

Quels sont les avantages pour les bénéficiaires ?

En plus d’avoir un site internet et une application mobile CSE qui centralisent toutes les informations et l’actualité des instances représentatives du personnel, les bénéficiaires tirent 2 principaux avantages d’un logiciel CSE intégré : une billetterie en ligne et des chèques cadeaux dématérialisés !

La billetterie en ligne

La billetterie en ligne est disponible 24h/24, 7j/7. Vos bénéficiaires profitent donc de leurs tarifs CSE partout, même le week-end et en vacances. De cette manière, vous augmentez considérablement leur pouvoir d’achat. Un identifiant et un mot de passe suffisent pour que les bénéficiaires se connectent à leur compte personnel. Ils peuvent commander, payer et télécharger leur billet en ligne.

Le chèque cadeau dématérialisé

Une grande partie des salariés (la moitié) a pris l’habitude d’effectuer ses achats en ligne. L’e-chèque cadeau répond parfaitement à ce nouveau mode de consommation. En version numérique, le chèque cadeau est disponible à tout montant sur le site internet ou l‘application mobile du CSE et votre bénéficiaire peut l’utiliser quand bon lui semble auprès des enseignes partenaires.

En résumé, la solution tout-en-un structure votre comité social et économique dans son ensemble et fait gagner un temps précieux aux membres élus du comité ainsi qu’aux bénéficiaires. Si vous êtes prêts à sauter le pas et à externaliser la gestion administrative, la gestion comptable CSE et les activités sociales et culturelles, découvrez notre livre blanc « Choisir son logiciel de gestion CSE tout-en-un » 

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Chez DeltaCE, nous proposons des solutions qui s’adaptent à votre fonctionnement. Nos logiciels CSE sont ultra-modernes et donnent accès à une multitude d’avantages CSE en ligne. Vous gagnez un temps considérable grâce à une solution qui associe un site internet, une application mobile, des chèques cadeaux et une offre de billetterie. Vous hésitez encore ? Foncez sur notre site découvrir nos offres et demandez une démo !

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