Les 5 fonctionnalités essentielles d’une solution tout-en-un

A quoi sert un comité d’entreprise ?

Votre comité d’entreprise a normalement deux types de missions :

• Une première à vocation économique et financière; le comité d’entreprise pourra informer les salariés et connaître leur avis sur la gestion économique de l’entreprise : les techniques de production, l’organisation du travail… Dans ce sens, le comité d’entreprise peut alors examiner des propositions ou formuler des requêtes de la part des salariés pour améliorer les conditions de travail. Dans ce cadre, les outils de communication sont donc importants.
• Et l’autre à vocation culturelle et sociale. En ce qui concerne les activités sociales et culturelles, le CSE s’occupe de gérer ces activités et de mettre en place une politique sociale. Pour gagner du temps et gérer efficacement cette partie, votre CSE peut donc s’équiper d’une solution logiciel intégré.

Par ailleurs, le Comité d’entreprise a également le pouvoir de négocier les avantages attribués aux bénéficiaires auprès de fournisseurs CSE.

Dans l’article qui suit, nous vous recommandons donc les fonctionnalités qui nous paraissent indispensables pour mettre en place une gestion informatique des informations du comité d’entreprise. Nous pensons que le volet de la communication avec les salariés est incontournable. 

Un système de gestion complet de vos bénéficiaires

Le logiciel a pour but principal de gérer la relation avec les bénéficiaires en s’appuyant sur un référentiel des salariés de l’entreprise ou alors de la collectivité.

Mais que contient ce référentiel ou cette base bénéficiaires ?

• la liste des ouvrants-droits : ce sont souvent les salariés de l’entreprise ou de la collectivité, à cela s’ajoutent parfois les retraités et éventuellement les stagiaires et tous les contrats CDD en fonction de leur ancienneté
• la liste des ayants-droits : ce sont principalement les conjoints et les enfants mais vous pouvez aussi avec des personnes extérieures
• les informations comme le quotient familial, la moyenne économique, le statut professionnel, le coefficient, etc. C’est donc un critère social sur lequel l’organisation va se baser pour les calculs automatiques de subvention
• les coordonnées bancaires comme les IBANs nécessaires pour les opérations de virements et prélèvements SEPA
• toutes les pièces justificatives 
• des zones libres dont chaque CE peut choisir l’utilité
• et bien d’autres informations encore…

Quelles sont alors les fonctionnalités de ce système ?

• Maintenir la base bénéficiaires à jour par différents moyens (import des fichiers, création de la fiche bénéficiaire à la permanence,  inscription et gestion d’un compte en ligne via un site internet ou une application mobile, etc. Cette mise à jour peut concerner l’ajout d’un nouveau salarié, la désactivation du compte suite au départ d’un salarié et enfin la mise à jour d’informations concernant un salarié comme la naissance d’un enfant
• Éditer la fiche complète du salarié, des étiquettes ou une liste d’émargement, les listes de ouvrants-droits ou ayants-droits, etc …
• Filtrer les ouvrants-droits ou les ayants-droits selon des critères et leur envoyer ensuite un message spécifique. Ceci est possible grâce à un moteur de recherche et aux nombreux critères proposés.
• Bien sûr, il y a des fonctionnalités de validation des informations envoyées par le salarié
• Des informations statistiques sur le profil de vos bénéficiaires comme la répartition en effectif et en pourcentage (par situation familiale, par type de contrat de travail, par lieu de travail, par service, par statut,…), etc.

Un site internet 100% responsive

Pour communiquer à minima, il faut que votre comité d’entreprise dispose d’un nouveau site internet qui aura alors plusieurs objectifs  :

• Disposer d’un site vitrine disponible et accessible 24h/24, 7 jours/7, toute l’année
• Présenter toute l’information nécessaire sur votre CSE ainsi que vos prestations et services
• Avec la technologie web, les bénéficiaires ont la possibilité de consulter le site internet, au moment qui leur convient et de n’importe quel lieu
• Diminuer les tâches des gestionnaires lors des permanences en déportant un maximum de saisies côté bénéficiaires
• Les bénéficiaires peuvent contacter directement les élus via un formulaire, ce qui permet de centraliser les questions et d’apporter des réponses de meilleures qualités

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Des outils pour booster votre communication

Il existe de nombreuses fonctions de communication que nous pouvons regrouper en 3 familles selon le sens de votre communication.

• Les fonctions de communication qui permettent aux salariés de communiquer avec son comité d’entreprise comme un formulaire de contact ou une messagerie instantanée
• Les fonctions qui permettent aux salariés de communiquer entre eux comme une messagerie instantanée ou des petites annonces ou des jeux interactifs comme le jeux-concours photos où les salariés doivent voter.
• Et enfin, toutes les fonctions qui permettent au comité d’entreprise de communiquer directement avec les bénéficiaires. Souvent, le CE dispose d’un centre de notification qui lui permet de piloter tous ses messages à destination de ses bénéficiaires. Les messages peuvent alors être programmés à une date précise et peuvent cibler un groupe de bénéficiaires en fonction de critères. Le CE peut aussi communiquer au travers de différents outils comme : les articles, les actualités, les évènements, les documents, les sondages, les enquêtes, les jeux-concours, etc. Mais la rolls de la com, est bien entendu, la newsletter !

Des outils pour mesurer l’audience de votre site internet

Un site internet, c’est bien mais comme pour toute action, il faut mesurer les résultats.

Exemple, vous envoyez une newsletter à vos bénéficiaires pour leur annoncer une nouvelle activité que votre CE a mise en place. Et vous voulez alors savoir si cette actualité a été consultée sur votre site ? Vous voulez simplement savoir si votre site internet est visité par vos bénéficiaires ?

Il faut savoir que l’analyse de l’audience de votre site internet est souvent plus facile qu’on ne l’imagine. 

Un studio de formulaire pour gérer ses inscriptions

A défaut de ne pas mettre en place le module de gestion des activités sociales et culturelles, vous pouvez tout simplement gérer les inscriptions à vos activités via des formulaires :

• Sortie Bowling en groupe
• Week-end à Barcelone
• Sortie à un parc d’attraction
• Vente privée de chocolats ou parfums
• etc.

Cette fonctionnalité est donc très simple à mettre en place. Vous pouvez télécharger au format Excel les inscriptions et en faire des listes d’émargement.

Pour conclure, nous dirons que le choix des fonctionnalités dépend surtout de votre expérience des logiciels tout-en-un : est-ce la première fois que vous mettez en place une solution ou avez-vous déjà utilisé une solution du marché ?

Si c’est la première fois, nous vous conseillons de démarrer progressivement, d’abord avec une solution qui permet de créer du lien social avec vos bénéficiaires.