Quand changer son logiciel CE ?

Choisir la bonne période pour changer de logiciel CSE

Que ce soit pour le remplacement d’un logiciel existant ou pour une première mise en place, vous vous demandez certainement quelle est la bonne période pour changer de logiciel CSE ? Peu importe la période choisie, il est évident que :

• Changer de solution de gestion est toujours une période stressante ;
• Il faut continuer à assurer le service auprès des bénéficiaires ;
• Il n’est pas question de fermer le comité d’entreprise durant la période de transition

Durant l’année, il y a une période qui est naturellement plus favorable au changement : la période estivale. Entre le début de l’été et le mois d’octobre, les entreprises tournent un peu au ralenti. C’est une période plus calme et cela laisse entre 1 à 3 mois pour mettre en place le projet avant la fin de l’année. L’objectif étant pour vous de démarrer un nouvel exercice comptable avec la nouvelle solution.

Changer de logiciel sans affecter la comptabilité CSE

Pour changer de logiciel de comptabilité CSE, il est recommandé de boucler l’exercice avec l’ancienne solution puis de basculer sur le nouveau logiciel au début du prochain exercice comptable.

Les comités d’entreprise clôturent en général leur exercice comptable au 31 décembre. Dans la plupart des cas, les élus CSE souhaitent donc démarrer la nouvelle solution de gestion au 01 janvier de l’année suivante. C’est ce que font la plupart des comités d’entreprise pour faciliter le passage d’un système à un autre.

Les chefs de projet vont effectuer une clôture dans l’ancien système et réaliser une balance de réouverture dans le nouveau logiciel de comptabilité CSE. Les soldes des différents comptes vont être reportés dans la nouvelle solution comptable.

Éviter d’impacter les bénéficiaires

Les bénéficiaires ne doivent en aucun cas être impactés par le changement de logiciel CSE. C’est pourquoi il est important de reprendre leurs droits et de communiquer les informations sur le démarrage d’une nouvelle solution.  

Reprendre les droits des bénéficiaires

Les droits des bénéficiaires correspondent aux enveloppes de subvention qui n’ont pas été consommées. Soit la consommation restante est perdue, soit elle peut être reportée d’un exercice de gestion à un autre.

Si vous souhaitez reprendre les droits, vous devrez, au 31 décembre, exporter tous les droits de chaque bénéficiaire et les importer dans la nouvelle solution.

Communiquer avec les bénéficiaires

Avec les bénéficiaires, mieux vaut être transparent ! Ne faites pas de mystère. Ne laissez pas planer le doute. En tant qu’élu, vous avez un devoir d’information envers les salariés. Tenez-les informés du changement de logiciel CSE, rassurez-les quant au fait qu’ils ne perdront pas leurs droits et répondez à leurs questions.

Une fois le nouveau logiciel mis en place et si cela s’avère nécessaire, organisez une session de formation afin de leur faciliter la prise en main du nouveau site internet CSE, de l’application mobile CSE, de la billetterie, etc.

Reprendre les contenus de votre ancien logiciel CSE

La capacité d’un prestataire à reprendre vos contenus est importante. En effet, cela doit se faire dans un temps raisonnable. Cela concerne à la fois les contenus liés aux bénéficiaires, à la communication (comme le site internet et/ou l’application mobile) et les contenus de votre catalogue d’activités CSE.

Les équipes projet DeltaCE accompagnent les élus CSE dans le changement de logiciel depuis plusieurs années. Ils sont capables de reprendre toutes vos données :

• La base bénéficiaire (ouvrants droits et ayants droits) ;
• Les critères sociaux comme le QF ;
• Les droits des bénéficiaires ;
• Les contenus de communication (textes, visuels, fichiers PDF) ;
• Le paramétrage de vos activités ;
• La liste de vos fournisseurs ;
• Vos plans comptables généraux et analytiques ;
• Le solde de vos comptes comptables ;
• Etc.

Votre nouvel outil devra également intégrer l’ensemble des pièces comptables et justificatives que le CSE a l’obligation de conserver. Pour rappel, chaque opération financière effectuée par le comité social et économique doit être accompagnée d’une pièce justificative (facture, bon de commande, note de frais, etc.). Ces pièces justificatives comptables doivent être conservées pendant 10 ans. Il est donc important de choisir un logiciel de comptabilité CSE capable de conserver ces éléments dans un Drive.

En ce qui concerne les justificatifs de vos bénéficiaires (acte de naissance, acte de mariage…), vous avez l’obligation de les conserver pendant 3 ans pour pouvoir les présenter en cas de contrôle URSSAF. Répertorier chaque document peut être fastidieux et chronophage. Le logiciel DeltaCE permet d’importer les documents et de les rattacher automatiquement à chaque bénéficiaire. Quel gain de temps pour les élus ! 

Choisir son prestataire

Être accompagné par des experts et pouvoir compter sur un service de qualité sont deux critères essentiels pour choisir votre prestataire. Le prestataire idéal doit d’une part vous fournir une solution efficace et adaptée à vos besoins et d’autre part, veiller à ce que sa mise en œuvre soit opérationnelle.

En confiant votre projet à DeltaCE, soyez serein. Nous accompagnons les plus grands comités d’entreprise depuis plus de 10 ans ! Nous vous proposons :

• Une solution sur-mesure ;
• Une formation pratique sur votre solution ;
• Un accompagnement au quotidien.

Vous bénéficierez des meilleurs conseils tout au long de notre collaboration.

Découvrez sans plus attendre nos différentes offres : l’offre CSE Starter, l’offre CSE Power et l’offre CSE Premium.

Un changement de logiciel de gestion CSE est une manœuvre délicate mais, accompagné par DeltaCE, vous mettez toutes les chances de votre côté pour réussir.

Ce qu’il faut retenir :

• Profitez d’une période creuse pour modifier votre solution de gestion ;
• Bouclez l’exercice comptable avec votre ancienne solution avant de passer à la nouvelle ;
• Tenez vos bénéficiaires informés de vos démarches et rassurez-les ;
• Choisissez un prestataire de confiance qui travaille avec des experts et propose un service d’accompagnement.

Enfin, nous vous recommandons la lecture de notre livre blanc Comment choisir son logiciel CSE tout-en-un ?. Toutes les informations que vous souhaitez connaître pour choisir la bonne solution s’y trouvent. 

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