Quels sont les éléments de conformité d’un logiciel de comptabilité CSE ?

Quelques mots sur la conformité des logiciels de comptabilité CSE…

Rappelons tout d’abord que le CSE est un organisme à but non lucratif. Il peut donc exercer une activité commerciale (la billetterie par exemple) mais le but n’est pas de générer du profit. De ce fait, le CSE n’est pas assujetti aux impôts commerciaux que sont l’impôt sur les sociétés, la déclaration de la TVA et la taxe professionnelle.

Le CSE n’est donc pas tenu de suivre la directive contre la fraude à la déclaration de la TVA pour laquelle le Loi de Finances pour 2016 avait instauré pour les entreprises l’obligation d’enregistrer les paiements de leurs clients au moyen d’un logiciel de comptabilité conforme ou d’un système de caisse sécurisée et certifiée.

Pour être conforme, le logiciel de comptabilité devait répondre aux normes :

• D’inaltérabilité (impossibilité de modifier les données par écrasement) ;
• De sécurisation (restitution obligatoire des données dans leur état d’origine) ;
• De conservation (centralisation et conservation des données pendant au moins 6 ans) ;
• D’archivage (archivage des données selon une périodicité inférieure ou égale à l’exercice comptable).

Mais finalement, face à l’inquiétude des petites entreprises, il y a eu des assouplissements. La Loi de Finances pour 2018 a recentré le dispositif anti-fraude sur les logiciels de caisse et les logiciels de comptabilité ont été placés hors du champ d’application de cette obligation. En revanche, le CSE a bel et bien des obligations comptables et fiscales.

Les obligations comptables du CSE

Bien que les obligations comptables varient selon la taille du CSE, il existe des obligations communes à tous les comités, peu importe leur envergure :

• L’enregistrement comptable des mouvements financiers par ordre chronologique ;
• Un inventaire, au moins une fois par an, de l’existence et de la valeur des éléments actifs et passifs de son patrimoine ;
• L’établissement des comptes annuels à la clôture de l’exercice comprenant le bilan, le compte de résultat et une annexe ;
• La rédaction d’un règlement intérieur qui doit prévoir les modalités d’arrêtés des comptes annuels et leur approbation en séance plénière ;
• L’élection d’un trésorier ;
• La remise d’un rapport annuel de gestion CSE ;
• L’obligation de présenter aux salariés les comptes approuvés et le rapport de gestion ;
• La conservation de l’ensemble des pièces justificatives comptables pendant 10 ans à compter de la date de clôture de l’exercice auquel elles se rapportent ;
• L’obligation de remettre aux nouveaux membres élus l’ensemble des documents relatifs à la gestion comptable et financière du précédent comité.

Les obligations fiscales du CSE

En tant que président du CSE, il revient à l’employeur de déclarer et de verser à l’URSSAF les cotisations sociales relatives aux avantages distribués par le CSE qui ne sont pas exonérés. Pour ce faire, les élus doivent transmettre à l’employeur une comptabilité détaillée distinguant le budget ASC du budget de fonctionnement ainsi que les justificatifs.

Quels sont les éléments de conformité essentiels à un logiciel de comptabilité CSE ?

Pour être conforme aux obligations légales, votre logiciel de comptabilité doit :

1.      Éditer vos états selon la norme comptable en vigueur : compte de résultats, journaux comptables, grand-livre, balance, bilan, etc.

2.      Vous procurer les informations nécessaires pour réaliser votre rapport annuel de gestion CSE : utilisation des budgets ASC et AEP, des analyses sur la consommation de la subvention, les écarts entre le budget prévisionnel et le réalisé, etc.

3.       Vous permettre de répondre à certains principes de comptabilité comme :

• Le principe d’indépendance des exercices qui vise à enregistrer les factures clients et fournisseurs qui impactent l’exercice comptable en cours mais également celles qui impacteront l’exercice suivant ;
• Le principe de prudence qui permet d’anticiper les pertes et de ne pas reporter un risque sur l’exercice suivant ;
• Le principe de bonne information qui exige la conformité du bilan aux normes européennes et internationales ainsi que de fournir les documents nécessaires à la bonne compréhension des comptes ;
• Le principe d’importance relative qui, par souci de transparence, demande aux entreprises de partager les informations et les événements ayant un impact sur les comptes annuels.

Au vu des ces éléments, vous comprenez que la conformité de votre logiciel CSE est indispensable ! D’autant plus que les obligations comptables se sont complexifiées ces dernières années et que la réglementation URSSAF est exigeante. Chez Delta CE, nous travaillons avec des experts pour mettre à votre disposition un logiciel de comptabilité CSE simple et complet, conforme aux obligations légales et qui s’adapte à tous les niveaux d’utilisation. N’hésitez pas à nous contacter pour plus d’informations et à demander une démo !

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