Subvention Vacances du CSE : guide complet et astuces pratiques pour les élus !

Qu’est-ce que la subvention vacances du CSE ?

La subvention vacances n’est aucunement une obligation légale mais un avantage négocié par le CSE dans le cadre de ses activités sociales et culturelles. Elle permet au CSE d’augmenter le pouvoir d’achat des bénéficiaires en prenant à sa charge une partie de leurs dépenses liées à :

•  l’hébergement de vacances (hôtel, location de vacances, camping, etc.) ;
•  les voyages et transports ;
•  les activités culturelles et de loisirs ;
• les loisirs sportifs

La subvention vacances ainsi que les réductions tarifaires accordées par le CSE dans le cadre d’un voyage touristique ou d’une activité culturelle ou sportive sont entièrement exonérées de cotisations sociales dans la mesure où leurs conditions d’attribution ne les transforment pas en complément de rémunération.

Que dit l’URSSAF à propos de la subvention vacances ?

Afin de déterminer si un avantage alloué par le CSE à l’occasion de vacances peut bénéficier d’une exonération de charges sociales, l’URSSAF a établi une réglementation sur les conditions d’attribution de ce dernier :

• Les subventions vacances accordées aux bénéficiaires sont exonérées de cotisations sociales à condition qu’elles ne soient pas forfaitaires ;
• Les réductions et remboursements accordés par le CSE dans le cadre d’un voyage touristique sont exonérés à condition que le CSE puisse fournir un justificatif en cas de contrôle URSSAF (billet de transport, facture d’hôtel, etc.) ;
• Les réductions ou remboursements sur pièce justificative accordés pour la pratique d’une activité sportive sont exonérés de cotisations sociales.

Par conséquent, la subvention vacances sera considérée par l’URSSAF comme un complément de rémunération soumis à cotisations, dès lors :

• qu’elle est d’un montant uniforme ;
• qu’elle est versée à tous les salariés de l’entreprise ;
• qu’elle est sans justification des dépenses engagées.

Astuce pratique : si votre CSE a un doute ou une question sur ses pratiques, vous pouvez interroger l’URSSAF grâce à la procédure de rescrit social. Le rescrit social est un dispositif vous permettant d’obtenir une décision explicite de l’URSSAF sur l’application, à une situation précise, de la réglementation.

Qui peut bénéficier de la subvention vacances ?

Le CSE réserve les activités sociales et cultuelles aux salariés, aux stagiaires et à leur famille sans aucune discrimination. Les salariés dont le contrat est temporairement suspendu (congé maternité ou parental par exemple) peuvent également bénéficier de la subvention vacances.

Le principe de non-discrimination interdit aux CSE de réserver la subvention vacances à certains salariés en fonction de leur statut professionnel. Il est également interdit d’exclure un bénéficiaire à cause de :

•    son niveau de rémunération ;
•    la forme de son contrat de travail (CDD, CDI, temps partiel).

Il est exclusivement permis de moduler les prestations selon des critères sociaux objectifs et prédéterminés (le revenu fiscal du ménage ou l’âge des enfants du bénéficiaire par exemple).

Enfin, dans le cadre d’un voyage organisé par le CSE, les élus peuvent ouvrir l’inscription aux bénéficiaires seuls ou accompagnés des membres de leur famille. Tout dépend du budget attribué, du nombre de places et des critères de priorités. Ces critères déterminés par le CSE devront d’ailleurs être connus de tous les salariés au sein de l’entreprise.

Comment distribuer la subvention aux bénéficiaires ?

Le CSE a à sa disposition plusieurs outils pour inciter les salariés de l’entreprise à partir en vacances : financer directement ou non leurs voyages, distribuer des chèques-vacances ANCV, distribuer des cartes vacances, rembourser les salariés d’une quote-part sur présentation d’une facture ou encore proposer lui-même des locations de vacances ou des voyages organisés.

C’est généralement le budget et la politique ASC qui influencent les mesures que les élus mettent en place :

• Les gros CSE proposent des voyages, pratiquent le remboursement sur facture, distribuent des chèques vacances ou des cartes vacances et possèdent parfois des biens fonciers qu’ils proposent à la location ;
• Les CSE intermédiaires proposent les chèques vacances, la carte vacances et pratiquent le remboursement sur facture ;
• Les petits CSE participent rarement aux dépenses liées aux vacances. Dans les entreprises de moins de 50 salariés, l’employeur peut toutefois décider d’octroyer un budget au CSE afin de financer ses activités sociales et culturelles.  

Les chèques vacances ANCV

Les chèques vacances permettent aux bénéficiaires de payer des prestations liées aux vacances, aux loisirs ou aux activités culturelles auprès des partenaires qui acceptent ce mode de paiement. Le CSE doit les commander auprès de l’ANCV (Agence nationale des chèques vacances). Ensuite, il lui appartient de définir ses critères d’attribution et de participation aux chèques vacances. En effet, selon la taille de l’entreprise et le budget ASC, les salariés participent financièrement ou non à leur acquisition.

Les chèques vacances ANCV existent sous deux formats :

•    Le chèque vacances traditionnel au format papier ;
•    Le chèque vacances Connect, la version dématérialisée qui s’accompagne d’une application mobile permettant de payer les prestataires après avoir scanné un QR-Code.

La carte vacances

Arrivée récemment sur le marché, la carte vacances est une véritable révolution pour les élus et les bénéficiaires. Il s’agit d’une carte de paiement MasterCard chargée du montant de la subvention vacances. Les bénéficiaires peuvent l’utiliser chez tous les prestataires éligibles aux vacances, aux loisirs et à la culture qui acceptent le paiement par carte bancaire. L’offre est donc quasiment illimitée ! Si vous désirez en savoir plus sur cette nouvelle offre, découvrez sans plus tarder notre Pass Évasion.

Le remboursement sur facture

Le CSE rembourse une partie des frais de voyages sur présentation d’un justificatif au retour de vacances du bénéficiaire (billets d’avion, contrat de location, facture d’hôtel…). Attention : le remboursement sur facture nécessite du temps de traitement de la part du CSE et les justificatifs comptables doivent être conservés pendant 10 ans !

L’organisation de voyages

Telle une agence de voyage, le CSE propose des séjours aux bénéficiaires après avoir effectué un appel d’offres auprès des professionnels du tourisme ou mieux encore, en faisant appel à un prestataire CSE. Le comité subventionne ensuite une partie du séjour. Par exemple : les élus négocient une semaine de vacances 1 000 € par personne auprès d’un tour-opérateur, ils la vendent 800 € aux bénéficiaires et ils prennent 200 € à leur charge.

Astuces pratiques :

Tout d’abord, pensez bien à diversifier les offres afin de satisfaire toutes les envies et tous les budgets. Proposez des vacances All-Inclusive, des week-ends gastronomiques, des city-trip, des séjours plus culturels, des randonnées sportives, etc.

Ensuite, veillez à bien définir les règles et critères de sélection pour les inscriptions dans le règlement intérieur du CSE. Ces voyages sont très prisés et la demande dépasse généralement le nombre de places disponibles…

Les locations de vacances

Annuellement, le CSE subventionne, par bénéficiaire, un séjour de 15 jours/14 nuits maximum en location de vacances. Il existe 2 modes de location : la location à la carte et la location linéaire.

Location à la carte

Il s’agit des réservations classiques, tout au long de l’année, auprès d’enseignes partenaires (Odalys, Pierre et Vacances, Center Parcs, campings, Gîtes de France, etc.) ou d’autres enseignes professionnelles validées par le CSE. Le CSE participe financièrement au montant de la location selon un taux de subvention calculé individuellement pour chaque bénéficiaire (en fonction  des revenus annuels, du quotient familial, etc.)

Location de linéaires du CSE

Il s’agit d’une offre de locations de vacances réservées par le CSE auprès de prestataires partenaires. Le CSE les propose ensuite aux bénéficiaires. Ceux-ci peuvent réserver à la semaine (2 semaines maximum) durant une période bien définie avec un taux de subvention unique pour tous.

La subvention vacances est-elle plafonnée ?

Ce sont les conditions d’attribution de la subvention vacances, et non le montant de la subvention en lui-même, qui déterminent si une somme versée par le CSE peut s’analyser comme un avantage exonéré ou doit être considérée comme un complément de rémunération soumis aux cotisations et contributions de Sécurité sociale.

Les chèques vacances sont quant à eux exonérés de charges sociales dans une certaine limite annuelle. Au 1^er janvier 2022, le plafond est fixé à 481 € par salarié et par an. Ce qui correspond à 30 % du SMIC mensuel brut pour 35 h/semaine.

La subvention vacances est un des avantages CSE préférés des salariés et ça se comprend ! Plus que jamais, les projets de voyages sont au cœur des préoccupations des bénéficiaires. En tant qu’élu, il est important que vous proposiez une offre diversifiée qui corresponde aux modes de vie et aux budgets des salariés. Chez DeltaCE, nous proposons un service de billetterie avec des milliers d’offres pour combler tous vos bénéficiaires. Nous avons également mis en place le système de carte vacances Pass Évasion qui permet aux salariés de dépenser leur subvention vacances où bon leur semble à travers le monde !