Vous savez déjà qu’un changement de logiciel de gestion est une manœuvre délicate, sinon vous n’auriez pas cliqué sur cet article. Ici, nous traiterons non pas du « comment faire » mais plutôt du « quand faire » ce grand saut. Nous vous dirons aussi ce qu’il faut reprendre comme données si vous n’avez pas encore fait le choix d’une solution et que vous ne savez pas par où commencer. Nous vous recommandons la lecture de notre livre blanc “Guide Ultime pour bien choisir son logiciel de gestion intégré CSE”
Quelle est la bonne période pour démarrer cette transition ? Comment reprendre les droits ? Combien de temps faudra-t-il ? Nous allons tenter de répondre à vos interrogations !
Profitez de l’été et de la mi-exercice
Que ce soit pour le remplacement d’un logiciel existant ou pour une première mise en place, vous vous demandez certainement quelle est la bonne période pour démarrer la transition ?
- Changer de solution est toujours une période stressante
- Il faut continuer à assurer le service auprès des bénéficiaires
- Il n’est pas question de fermer le comité d’entreprise
Durant l’année, il y a une période qui est naturellement plus favorable : entre l’été et le mois d’octobre car c’est une période plus calme et cela laisse entre 1 à 3 mois pour mettre en place le projet avant la fin de l’année. L’objectif étant pour vous de démarrer un nouvel exercice avec la nouvelle solution.
Changer sans impacter la comptabilité
Les comités d’entreprise clôturent en général leur exercice comptable au 31/12. Et donc les élus CSE souhaitent en général démarrer la nouvelle solution au 01 janvier. Et vous avez raison, c’est ce que font la plupart des comités d’entreprise.
Les chefs de projet vont effectuer une clôture dans l’ancien système et réaliser une balance de réouverture dans le nouveau logiciel. Les soldes des différents comptes vont être reportés dans la nouvelle solution comptable.
Reprendre les droits de chaque bénéficiaire ?
Les droits des bénéficiaires correspondent aux enveloppes de subvention qui n’ont pas été consommées. Soit la consommation restante est perdue ou soit elle peut être reportée d’un exercice de gestion à un autre.
Si vous souhaitez reprendre les droits, vous devrez au 31/12, exporter tous les droits de chaque bénéficiaire et les importer dans la nouvelle solution.
Certains comités utilisent aussi les compteurs de points pour attribuer des activités lors des commissions. Vous pouvez aussi décider de reprendre le solde des points en fonctions des commissions.
Reprise de vos contenus
La capacité d’un prestataire à reprendre vos contenus est importante. En effet, cela doit se faire dans un temps raisonnable. Cela concerne à la fois des contenus liés à la communication comme le site internet et/ou l’application mobile comme les contenus de votre catalogue d’activités CSE.
Les équipes projet DeltaCE accompagnent les élus CSE dans le changement de logiciel depuis plusieurs années. Ils sont capable de reprendre toutes vos données :
- La base bénéficiaires (ouvrants-droits et ayants-droits)
- Les critères sociaux comme le QF
- Les droits des bénéficiaires
- Les contenus de communication (textes, visuels, fichiers PDF)
- Le paramétrage de vos activités
- La liste de vos fournisseurs
- Vos plans comptables générales et analytiques
- Le solde de vos comptes comptables
- etc …
L’accompagnement par un expert et la qualité de service sont deux critères qui conditionnent la réussite du changement !
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