Vous êtes fraîchement élu CSE ? Vous succédez à une précédente équipe qui n’a pas su faire le bon choix du prestataire de votre solution CSE ? Et il vous faut maintenant trouver rien de moins que la meilleure solution CSE pour votre comité d’entreprise. Oui, la meilleure car vous n’avez pas le droit à l’erreur. Découvrons ensemble comment choisir votre logiciel CSE !
Depuis 4 ans, les logiciels CSE ont bien évolué… et vous vous rendez rapidement compte que la solution idéale pour votre comité d’entreprise est beaucoup plus complexe que ce que vous imaginiez. En effet, ce n’est pas forcément le leader sur le marché qui propose la meilleure solution ! De même qu’il existe maintenant une vingtaine de prestataires qui fournissent plus ou moins une solution pour les CSE.
Choisir un prestataire CE / CSE est un réel challenge pour les comités d’entreprise. Pour chaque prestataire, il est nécessaire de prendre plusieurs critères en considération. Vous devez, entre autre, trouver le prestataire pour CSE qui répondra au mieux aux besoins spécifiques de votre organisation. Un prestataire devra être un partenaire de choix puisqu’il vous accompagnera sur une très longue période.
Pour tous les prestataires, les critères de sélection sont bien souvent les mêmes. Le comité social et économique doit s’y référer pour prendre la bonne décision.
Nous avons mis au point, à force d’années d’expérience, une liste de plusieurs critères essentiels dans le choix d’un logiciel CSE.
- Les exigences fonctionnelles
- L’utilisabilité : interfaces simples, efficaces, intuitives et ergonomiques
- Le soutien et l’assistance pour garantir la meilleure utilisation du logiciel CSE
- Sécurité des données
- Garanties des RGPD
- Logiciel avec licence ou en ligne ?
- Pérennité du prestataire : gros acteurs VS petits poucets du secteur
- Le délai
- Le prix et la durée d’engagement
Les exigences fonctionnelles d’une solution CSE
C’est de loin le plus important critère pour le choix d’un logiciel CE / CSE… et le plus complexe. Vous devrez trouver les besoins réels, les fonctions essentielles et les qualités nécessaires à votre solution CE. En fait, ce premier critère vous demande de faire un état réel de la situation : les domaines fonctionnels couverts, les niveaux de paramétrages et éventuellement l’intégration de services tiers.
Pour savoir comment choisir son logiciel CE / CSE, posez-vous d’abord quelques questions :
- Quels sont les points faibles de votre solution actuelle ?
- Demandez à vos assistants administratifs ce qu’ils pensent de la solution actuelle et ce qu’il faudrait améliorer ?
- Est-ce que vos bénéficiaires sont insatisfaits ? Si oui, à cause de quoi ?
- Et n’oubliez pas de lister les fonctionnalités qui vous sont utiles et qu’il faut bien évidemment conserver !
Ensuite, votre travail consistera à classer ces priorités : de critiques, à très importantes, à secondaires. Assurez-vous ensuite de trouver un logiciel CSE qui répondra à tous les besoins critiques et satisfera la plupart des besoins très importants. Les fonctionnalités secondaires seront optionnelles.
Conseils aux élus CSE
Tous les logiciels CE / CSE regroupent des fonctionnalités similaires et communes à eux tous. Tous sont dotés d’une fonctionnalité permettant de gérer la base bénéficiaires, de mettre à disposition des bénéficiaires un site Internet, un compte pour modifier ses informations. Mais des options peuvent toujours différencier les unes des autres. Vous devez donc retenir le logiciel qui intègre des options indispensables pour votre fonctionnement.
Téléchargez notre livre blanc sur les critères de choix d’une solution logiciel CSE !
L’utilisabilité : interfaces simples, efficaces, intuitives et ergonomiques
C’est bien de travailler avec une solution CSE qui intègre des milliers de fonctionnalités… mais il n’est pas bon de ralentir sa gestion à cause de la complexité de ses fonctions.
L’utilisabilité est un critère important qui peut influencer le gain de temps, le confort d’utilisation pour les élus et/ou les gestionnaires, la satisfaction des bénéficiaires, etc.
En soit, un bon logiciel CSE doit être ergonomique et intuitif, c’est-à-dire, dont l’interface est assez claire, et permette de naviguer sans trop de difficultés.
Il faut opter pour une solution CSE accessible à tous, même à ceux qui n’ont pas de connaissances en informatique. D’autant que les concepteurs de solutions ont beaucoup progressé dans ce sens. A titre d’exemple, dans un temps pas si lointain, faire de la gestion de trésorerie informatisée nécessitait de maîtriser les formules et fonctionnalités d’Excel. Ce n’était pas à la portée de tout le monde… Aujourd’hui, avec un logiciel de gestion de trésorerie bien fait, votre travail se limitera à entrer des données dans des masques de saisie.
Concernant le site Internet CSE ou l’application mobile CSE, il faut toujours se mettre à la place des bénéficiaires et penser à ce qu’ils pourraient utiliser pour définir la meilleure solution pour votre comité d’entreprise.
Il faut opter pour un logiciel facile à prendre en main, doté de raccourcis, de liens entre les modules, et surtout d’une saisie guidée et d’une aide en ligne.
Le soutien et l’assistance pour garantir la meilleure utilisation d’une solution CSE
C’est un point qui est souvent oublié ou sous-estimé et pourtant, c’est aussi un critère fondamental qui conditionne la réussite du projet.
Lors du choix de votre solution CE / CSE, vérifiez bien que vous pourrez accéder à une assistance individualisée ainsi qu’à des ressources telles qu’une base de connaissances, des tutoriels vidéos, ou encore un forum d’utilisateurs, des formations CSE et qu’il existe une offre de services pour sous-traiter à terme certains travaux si le besoin devait s’en faire ressentir.
Prenez le temps d’évaluer toutes les options de soutien offertes par l’éditeur de la solution CSE.
- Que pouvez-vous faire en cas d’urgence ?
- Existe t-il un logiciel de support technique ?
- Quel est le délai de résolution en cas d’erreurs de fonctionnement bloquant ?
- Quel est le délai de réponse d’une demande ?
- Est-ce que vous disposez d’un soutien à distance disponible durant vos heures ouvrables ?
- Est-ce que vous accès à une aide en ligne ?
Eventuellement, vous pouvez appelez le SAV des éditeurs pour tester leur réactivité.
Sécurité des données
Dans le cas d’un logiciel CSE dans le Cloud dont les données sont hébergées sur un serveur distant, soyez sûr de la manière dont votre prestataire sécurise les données de vos bénéficiaires. Également, vérifiez que des sauvegardes soient faites en permanence.
- Les données sont-elles stockées en France ?
- Le prestataire effectue-t-il des sauvegardes régulières et quel est le délai de restauration ?
- Les opérations d’administration sont-elles journalisées ?
- etc …
Certains comités d’entreprise font appel à leur DSI pour auditer la sécurité du logiciel CSE. Aussi, n’hésitez pas à demander des rapports d’audit récents aux prestataires.
Garanties des RGPD
Le choix du meilleur logiciel CSE en ligne est, depuis le 25 mai 2018, conditionné à des critères juridiques souvent sous-estimés jusqu’alors. Au-delà des fonctionnalités proposées, il est désormais majeur de juger de la qualité d’une offre sur sa conformité au RGPD. Cette dernière passe par des réponses précises à des questions concrètes, et par la reprise des engagements de l’éditeur dans le contrat proposé. Analysez ce document en amont de la phase d’évaluation, et vérifiez la présente des clauses RGPD au sein de ce dernier.
La solution CSE doit offrir plusieurs garanties :
- Est-ce que le site Internet CSE comporte des mentions légales conformes et une politique de confidentialité des données ?
- Le droit d’information des bénéficiaires est-il géré ?
- Quelles sont les mesures de surveillances qui sont mis en place ?
- Quelles sont les mesures de sécurité concernant l’authentification et la politique des mots de passe ?
- Etc ….
Pour savoir ce qu’impose le RGPD, nous avons rédigé un livre blanc à ce sujet.
solution CSE avec licence ou en ligne ?
Le premier prend la forme d’un logiciel installé sur les ordinateurs de votre comité d’entreprise et régit par un système de licences dont le nombre d’accès est déterminé à l’achat. En revanche, il se peut que vous deviez débourser une somme supplémentaire à chaque mise à jour. Ce type de logiciel est de plus en plus rare. Sur le marché, 90% de l’offre est en mode Cloud (en ligne).
Dans le second cas, l’accès se fait alors en ligne et aucune application spécifique n’a à être installée sur votre parc informatique.
Il s’agit d’une formule par abonnement et à laquelle vous avez accès n’importe où depuis n’importe quel appareil raccordé à Internet, ce qui constitue un avantage si vous êtes souvent en déplacement.
Pérennité du prestataire : gros acteurs VS petits poucets du secteur
D’aucuns diront que la question de la pérennité ne se pose pas quand on choisit de travailler avec un acteur majeur du secteur de l’édition de logiciels CSE. Ce n’est pas complètement faux : en préférant un mastodonte de l’édition à un petit fournisseur régional, vous avez en effet peu de chances de voir le grand groupe mordre la poussière du jour au lendemain.
Bien sûr, aucune structure n’est à l’abri d’un accident de parcours, comme l’a prouvé les défaillances de la société kalidea qui a été rachetée in extremis en 2016. Mais, sauf circonstance exceptionnelle, les gros éditeurs ne sont pas des colosses aux pieds d’argile. Le hic, c’est que, plus un éditeur de logiciel CE est gros, moins il va s’occuper de vous.
Le délai
Dans votre cahier des charges, vous avez forcément établi un délai et réalisé un planning prévisionnel. Le prestataire doit alors être en mesure d’assurer ses différentes missions sur la période que vous avez fixée. Des écarts de délais peuvent et doivent être réfléchis pour faire face aux imprévus.
Le prix et la durée d’engagement
Le prix ne doit pas être considéré comme un coût mais réellement comme un investissement. Il ne faut donc pas se fier aux petits prix, ce ne sera probablement pas un gage de qualité. Effectuez une veille et faites-vous une idée du prix de la prestation en comparant plusieurs prestataires. Et surtout n’oubliez pas de négocier le prix lorsque vous l’aurez sélectionné.
Certains éditeurs se rattrapent avec des coûts cachés et la facture peut grimper très vite. Demandez confirmation que l’ajout de futurs bénéficiaires ne modifiera pas le coût d’abonnement.
Regardez également quelles sont les politiques d’engagement. La durée d’engagement varie aussi et peut aller jusqu’à 4 ans. Les durées d’engagement peuvent être parfois un véritable piège qui recèle son lot de complexité.
Nous vous recommandons de ne pas vous engager sur de longues durées. Si vous êtes déçu de votre prestataire, vous pouvez toujours résilier votre contrat au bout d’un an et partir chez un autre éditeur.
Une fois tous ces éléments réunis, établissez une grille d’évaluation et de notation de vos différents prestataires pour les départager et alors choisir celui qui vous correspond le plus.
Articles similaires :
Cet article vous a plu ? Alors ne ratez pas nos prochains conseils ! Abonnez-vous à notre newsletter et découvrez tous les mois nos conseils et les dernières tendances CSE